Datenschutz
Diese Hinweise erklären, welche personenbezogenen Daten die KESS PROMOTION GmbH im Promoterportal verarbeitet, warum, wie lange und welche Rechte du hast. Sie gelten für alle Personen mit einem Zugang zum Portal. Stand: 14. Oktober 2026.
KESS PROMOTION GmbH, Theodorstraße 3, 30827 Garbsen, vertreten durch den Geschäftsführer Stefan Filips. Telefon 05131 705555, E-Mail email@kess-promotion.de. Registergericht Amtsgericht Hannover, HRB 110902.
Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht bestellt. Ansprechpartner für alle Fragen zum Datenschutz ist die Geschäftsführung unter den genannten Kontaktdaten.
Das Portal dient der Verwaltung von Personal auf Einsatzbasis: Wir erheben die Angaben, die wir für den Arbeitsvertrag, die Lohnabrechnung und die gesetzlichen Meldungen brauchen (Datenstammblatt), wir bewahren die dafür nötigen Nachweise auf (Dokumente), wir nehmen gemeldete Arbeitszeiten entgegen und prüfen sie (Stundenmeldungen), und wir stellen dir deine Lohnabrechnungen bereit. Zusätzlich nutzen wir einsatzbezogene Angaben (zum Beispiel Konfektionsgröße, Sprachkenntnisse, Einsatzgebiete), um dich für passende Einsätze einzuplanen.
E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname, Personalnummer, Passwort (ausschließlich als Hash), auf Wunsch das Geheimnis für den zweiten Faktor (verschlüsselt) und Ersatzcodes (als Hash), Zeitpunkt der Einladung, Aktivierung und letzten Anmeldung, auf Wunsch der Zeitpunkt deiner Einwilligung in WhatsApp-Erinnerungen, außerdem wann du die Frage danach auf der Startseite beantwortet hast, damit sie nicht erneut erscheint. Auf Wunsch ein Profilbild mit dem Zeitpunkt des Speicherns und der Fassung des Einwilligungstexts.
Für die Meldung zur Sozialversicherung und die Lohnabrechnung (Pflichtangaben): Name, Geburtsname, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort und Geburtsland, Staatsangehörigkeit, Anschrift, Mobilnummer; die Art der Zusammenarbeit (kurzfristige Beschäftigung oder Selbständigkeit mit Gewerbeschein). Nur bei kurzfristiger Beschäftigung zusätzlich: dein Status neben der Beschäftigung, die Arbeitstage kurzfristiger Beschäftigungen bei anderen Arbeitgebern im laufenden Kalenderjahr, weitere Beschäftigungen, Steuerliche Identifikationsnummer und ob es sich um dein Haupt- oder ein Nebenarbeitsverhältnis handelt (für den Abruf deiner Lohnsteuermerkmale), das Bundesland deines Wohnsitzes, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse und Versicherungsart, höchster Schulabschluss und höchster beruflicher Abschluss (Tätigkeitsschlüssel). Bei kurzfristiger Beschäftigung außerdem IBAN, bei Bedarf BIC und abweichender Kontoinhaber, für die Überweisung des Lohns. Bei Selbständigkeit sind diese Angaben freiwillig und dienen der Überweisung deiner Rechnungsbeträge.
Freiwillige Angaben für die Einsatzplanung: Konfektionsgröße, Körpergröße, Sprachkenntnisse, Führerschein, Anreise mit eigenem Pkw, Einsatzgebiete, Verfügbarkeit und ein Foto. Diese Angaben sind im Portal als freiwillig gekennzeichnet, zählen nicht zur Vollständigkeit des Stammblatts, gehen nicht an das Lohnbüro und werden mit dem Ende der Zusammenarbeit gelöscht.
Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, IBAN und, falls abgefragt, die Zugehörigkeit zu einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft werden verschlüsselt gespeichert. Jede Änderung wird mit Zeitpunkt festgehalten, sensible Werte dabei nur maskiert.
Von dir hochgeladene Nachweise (zum Beispiel Ausweisdokument, Versicherungsnummernachweis, Bescheinigung der Krankenkasse, Aufenthaltstitel bei Staatsangehörigkeit außerhalb von EU, EWR und Schweiz, Gesundheitszeugnis, Studienbescheinigung) mit Dateiname, Größe, Prüfsumme, Gültigkeitsdatum, Prüfstatus, Hinweis der Prüfung und dem Ergebnis der Virenprüfung. Die Dateien werden verschlüsselt gespeichert; Metadaten aus Fotos im Format JPEG und PNG (Aufnahmeort, Gerät) werden vor der Speicherung entfernt. Eine als PDF hochgeladene Datei wird unverändert gespeichert; wenn du ein Dokument mit dem Handy scannst, bleiben die Angaben erhalten, die deine Scan-App hineinschreibt.
Datum, Beginn, Ende, Pause, berechnete Nettoarbeitszeit, Einsatz, Bemerkung, Status der Prüfung und Begründung, Korrekturen mit Bezug auf die ursprüngliche Meldung.
Zu jedem Einsatz, dem du zugeordnet bist: deine Tätigkeit, der mit dir vereinbarte Stundenlohn und eine etwaige Fahrtkostenpauschale mit deiner Rolle (Fahrer oder Beifahrer); die Pauschale wird je Einsatztag mit freigegebenen Stunden abgerechnet. Stellst du als Selbständige oder Selbständiger Rechnungen, zusätzlich der Rechnungsbetrag je Einsatz und ob und wann er bezahlt wurde. Du siehst Tätigkeit, Stundenlohn und Pauschale beim Stundenmelden und unter Meine Einsätze; ändern kann die Angaben nur KESS PROMOTION.
Zu einem Einsatz, dem du zugeordnet bist, kann KESS PROMOTION festhalten, an welchen Tagen du eingeplant bist. Das dient der Planung und dem Abgleich mit deinen Stundenmeldungen; gesperrt wird dadurch nichts. Du siehst deine Tage unter Meine Einsätze. Die Tage werden mit der Zuordnung zum Einsatz gelöscht, spätestens mit der Vergütung je Einsatz.
Von dir eingereichte Auslagen (Hotel, Kurtaxe, Auslagen laut Beleg; bis September 2026 auch Fahrtkosten) mit Datum, Betrag, Einsatz, Beschreibung, Belegdatei mit Prüfsumme, Prüfstatus und Begründung. Die Prüfsumme dient dazu, denselben Beleg nicht zweimal abzurechnen. Belege werden verschlüsselt gespeichert; Metadaten aus Fotos im Format JPEG und PNG (Aufnahmeort, Gerät) werden vor der Speicherung entfernt. Eine als PDF hochgeladene Datei wird unverändert gespeichert; wenn du ein Dokument mit dem Handy scannst, bleiben die Angaben erhalten, die deine Scan-App hineinschreibt.
Deine jährliche elektronische Unterschrift unter den Rahmenvertrag: die unterschriebene Fassung, dein eingetippter Name, Zeitpunkt, IP-Adresse, Browserkennung, eine Prüfsumme der Vertragsdatei und das Ende der Gültigkeit. Enthält die Vorlage Felder für Name und Datum, setzt das Portal beim Öffnen deinen Namen, die Anrede aus deinem Stammblatt (Herr oder Frau, sonst keine) und das Datum ein; mit der Unterschrift werden diese Angaben und eine Prüfsumme deiner persönlichen Fassung gespeichert. Diese Angaben dienen dem Nachweis, dass und welche Fassung du unterschrieben hast; sie lassen sich nachträglich nicht ändern.
Deine Lohnabrechnungen als PDF, Abrechnungsmonat, Zeitpunkt der Bereitstellung und des ersten Abrufs. Auf Wunsch von KESS PROMOTION kann für deine Abrechnungen ein zusätzliches PDF-Kennwort hinterlegt sein; es wird verschlüsselt gespeichert und dir telefonisch mitgeteilt.
Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung bei Anmeldung, Abmeldung, Fehlversuchen und bei jedem Zugriff auf personenbezogene Daten (auch durch Administratoren, zum Beispiel wenn dein Stammblatt angesehen oder ein Dokument heruntergeladen wird). Diese Einträge dienen der Sicherheit und dem Nachweis und werden nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle ausgewertet. Der Webserver speichert Zugriffe mit gekürzter IP-Adresse (die letzten Stellen werden entfernt) für höchstens 14 Tage.
Zu jeder E-Mail, die das Portal an dich schickt (Einladung, Prüfergebnis, Erinnerung, Abrechnung, Sicherheitshinweis), speichern wir Typ, Empfängeradresse, Betreff, Zeitpunkt und einen etwaigen Zustellfehler, nicht den Inhalt. Zu jeder WhatsApp-Erinnerung entsprechend Typ, Mobilnummer, Name der Vorlage, Zeitpunkt und einen etwaigen Fehler.
Die Angaben im Datenstammblatt und die Pflichtnachweise brauchen wir, um dich beschäftigen und abrechnen zu dürfen. Ohne sie können wir dich nicht für Einsätze einplanen. Die einsatzbezogenen Angaben (Sprachen, Führerschein, Fahrzeug, Einsatzgebiete, Verfügbarkeit, Körpergröße) sind freiwillig; sie helfen uns, passende Einsätze zu finden. Der zweite Faktor ist für dich freiwillig.
Es findet keine Weitergabe zu Werbezwecken statt. Außerhalb der freiwilligen WhatsApp-Nachrichten werden keine Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union übermittelt. Im Browser werden keine externen Dienste geladen; Schriften und Skripte liefert das Portal selbst aus.
| Daten | Speicherdauer |
|---|---|
| Auslagen mit Belegen, Vergütung je Einsatz | Wie die Stundenmeldungen sechs Kalenderjahre, weil sie zu den Entgeltunterlagen gehören (§ 28f SGB IV). Belege werden nach Ablauf der Frist automatisch gelöscht. |
| Unterschriften unter den Rahmenvertrag | Solange der Zugang besteht; mit dem archivierten Zugang nach Ablauf von dessen Frist gelöscht. |
| Datenstammblatt (Pflichtangaben), Stundenmeldungen | Für die Dauer der Zusammenarbeit und danach sechs Kalenderjahre, weil sie zu den Lohn- und Entgeltunterlagen gehören (§ 41 Abs. 1 EStG, § 28f SGB IV; Stundenmeldungen zusätzlich nach § 17 Mindestlohngesetz). Der Zugang wird nach dem Ende der Zusammenarbeit archiviert, du kannst dich dann nicht mehr anmelden; die Daten werden nach Ablauf der Frist automatisch gelöscht. |
| Einwilligung in WhatsApp-Erinnerungen | Bis zu deinem Widerruf unter „Mein Konto“, spätestens bis zum Ende der Zusammenarbeit (Archivierung des Zugangs). |
| Freiwillige Einsatzangaben und Foto | Mit dem Ende der Zusammenarbeit (Archivierung des Zugangs) sofort gelöscht, das Foto außerdem jederzeit auf deinen Widerruf. |
| Profilbild | Bis du es unter „Mein Konto“ entfernst, spätestens bis zum Ende der Zusammenarbeit (Archivierung des Zugangs); dann sofort gelöscht. |
| Ausweisdokument | Bis drei Monate nach dem Ablaufdatum des Ausweises (danach bitten wir um das aktuelle Dokument). Die Kopie dient nur der Feststellung deiner Identität. |
| Aufenthaltstitel, Gesundheitszeugnis | Bis zwölf Monate nach dem Ablaufdatum; den Aufenthaltstitel bewahren wir während der Beschäftigung auf, wie § 4a Abs. 5 Aufenthaltsgesetz es verlangt. |
| Versicherungsnummernachweis, Krankenkassenbescheinigung, Studienbescheinigung | Wie die Lohnunterlagen sechs Kalenderjahre, weil sie Teil der Entgeltunterlagen sind (§ 8 Beitragsverfahrensverordnung). |
| Lohnabrechnungen im Portal | Acht Jahre nach Ende des Kalenderjahres der Abrechnung, weil sie Buchungsbelege sind (§ 147 Abs. 3 AO). Führt unser Steuerbüro das Archiv, verkürzen wir die Frist im Portal auf zwei Jahre und passen diese Hinweise an. Bitte lade deine Abrechnungen herunter und bewahre sie selbst auf. |
| Zugangsdaten und Zugang | Bis zum Ende der Zusammenarbeit; danach wird der Zugang archiviert und mit den Lohnunterlagen nach sechs Kalenderjahren gelöscht, sofern nicht einzelne Belege (Lohnabrechnungen) noch länger aufzubewahren sind. Eine Einladung, die nie angenommen wurde, wird mit derselben Frist ab der Einladung gelöscht. |
| Zugriffsprotokoll | Zwölf Monate, danach automatisch gelöscht. |
| Benachrichtigungsprotokoll | Sechs Monate, danach automatisch gelöscht. |
| Sitzungsdaten | Bis zum Ablauf der Sitzung (spätestens zwölf Stunden, nach 60 Minuten ohne Aktivität), Reste werden nach 30 Tagen entfernt. |
| Gemerkte Geräte | 30 Tage ab dem Merken; früher, wenn du sie unter „Mein Konto“ vergisst, dein Passwort änderst oder den zweiten Faktor neu einrichtest oder abschaltest. |
| Webserver-Zugriffsprotokoll | IP-Adressen nur gekürzt (die letzten Stellen werden entfernt); die Dateien werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht. |
Nach Ablauf der Fristen werden die Daten durch einen automatischen Löschlauf entfernt. Solange eine Frist noch nicht abgelaufen ist, wird dein Zugang archiviert; du kannst dich dann nicht mehr anmelden, deine Daten sind aber weiter gespeichert.
Das Portal setzt ein technisch notwendiges Sitzungscookie für die Anmeldung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Es enthält nur eine zufällige Kennung, kein Passwort, und wird beim Abmelden gelöscht. Nur wenn du beim Code aus der Authenticator-App „Dieses Gerät 30 Tage merken“ anhakst, kommt ein zweites Cookie hinzu, ebenfalls nur mit einer zufälligen Kennung: Es erkennt dein Gerät 30 Tage lang wieder, damit dort dein Passwort genügt, und lässt sich unter „Mein Konto“ jederzeit vergessen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Dazu speichern wir den Zeitpunkt des Merkens und der letzten Nutzung, den Ablauf und die Browserkennung. Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Drittanbieter-Cookies und keine Nachverfolgung. Die Verbindung ist durchgehend verschlüsselt (TLS).
Für alle Anfragen genügt eine Nachricht an email@kess-promotion.de oder ein Anruf unter 05131 705555.
Im Portal finden keine automatisierten Entscheidungen im Einzelfall und kein Profiling statt (Art. 22 DSGVO). Die Berechnung der Nettoarbeitszeit und Hinweise wie „Überschneidung am selben Tag“ sind reine Rechenhilfen; jede Prüfung und Freigabe nimmt eine Person vor.
Wenn sich Zwecke, Datenfelder, Empfänger oder Fristen ändern, passen wir diese Hinweise an und informieren dich im Portal. Die jeweils aktuelle Fassung findest du unter app.kess-promotion.de/datenschutz.