Kurzanleitung
Für alle, die einen Zugang zum Portal bekommen haben. Fünf Minuten Lesezeit.
Du bekommst von KESS PROMOTION eine E-Mail mit einem Link. Über den Link legst du dein Passwort fest (mindestens 10 Zeichen, am besten mehrere Wörter). Der Link ist nur begrenzte Zeit gültig. Danach meldest du dich auf der Anmeldeseite mit E-Mail-Adresse und Passwort an.
Passwort vergessen? Auf der Anmeldeseite „Passwort vergessen?“ wählen, du erhältst einen Link.
Zuerst wählst du, wie du mit KESS zusammenarbeitest: kurzfristige Beschäftigung (KESS erstellt deine Lohnabrechnung) oder selbständig mit Gewerbeschein (du stellst KESS Rechnungen). Bei kurzfristiger Beschäftigung folgen die Angaben für die Sozialversicherung und die Lohnabrechnung; als Selbständige oder Selbständiger entfallen sie, und die IBAN ist freiwillig, weil deine Bankverbindung auf deiner Rechnung steht. Pflicht ist nur, was mit Stern markiert ist. Alles, was „(freiwillig)“ heißt, kannst du weglassen. Du kannst jederzeit zwischenspeichern. Wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, klickst du „Einreichen“. KESS prüft deine Angaben; bei Rückfragen bekommst du eine Mail.
Unter dem Stammblatt kannst du ein Foto hochladen, damit das Team dich bei der Planung und vor Ort wiedererkennt. Es bleibt intern und wird nicht weitergegeben. Du kannst es jederzeit wieder löschen; dann ist es sofort weg.
Nachweise als PDF oder Foto (JPEG, PNG), zum Beispiel einen Aufenthaltstitel oder ein Gesundheitszeugnis, wenn dein Einsatz das verlangt. Bei Dokumenten mit Ablaufdatum trägst du das Datum ein; wir erinnern dich rechtzeitig vor Ablauf. Fotos vom iPhone bitte im Format „Maximale Kompatibilität“ aufnehmen (Einstellungen, Kamera, Formate), sonst kann das Portal sie nicht lesen.
Direkt nach dem Einsatz Datum, Beginn, Ende, Pause und Einsatz eintragen. Zur Auswahl stehen die Einsätze, für die KESS dich eingeplant hat; fehlt einer, melde dich bitte bei KESS. Die Nettozeit rechnet das Portal aus. Beim gewählten Einsatz siehst du deine Tätigkeit, deinen Stundenlohn und eine vereinbarte Fahrtkostenpauschale; stimmt dort etwas nicht, melde dich bitte bei KESS. Die Pauschale zählt automatisch je Einsatztag mit freigegebenen Stunden. KESS gibt die Meldung frei oder meldet sich mit einer Begründung. Freigegebene Meldungen kannst du nicht mehr ändern, aber eine Korrektur einreichen. Solange deine Meldung eingereicht ist und KESS sie noch nicht in Prüfung genommen hat, kannst du sie selbst zurückziehen.
Hotel, Kurtaxe oder andere Auslagen laut Beleg (zum Beispiel Tanken, Parken oder AdBlue) unter „Meine Auslagen“. Betrag, Datum und ein Foto oder PDF vom Beleg eintragen. Die vereinbarte Fahrtkostenpauschale reichst du nicht ein, die rechnet KESS mit deinen Stunden ab; Belege kommen immer zusätzlich dazu. KESS prüft und gibt frei, freigegebene Beträge gehen in die Abrechnung ein.
Einmal im Jahr unterschreibst du den Rahmenvertrag im Portal: lesen, bestätigen, deinen vollständigen Namen eintippen. Hat der Vertrag Felder für Name und Datum, setzt das Portal dort deinen Namen und das Datum deiner Unterschrift ein. Vor dem Ablauf erinnern wir dich per Mail.
Deine Lohnabrechnungen als PDF; du wirst per Mail informiert. Fragt dein PDF-Programm nach einem Kennwort, bekommst du es telefonisch von KESS.
Wenn du den Zwei-Faktor-Schutz einschaltest, zeigt dir das Portal einmalig zehn Ersatzcodes. Speichere sie im Passwortmanager oder drucke sie aus. Verlierst du dein Handy, meldest du dich mit einem Ersatzcode an (Link „Ersatzcode verwenden“ unter der Code-Eingabe) und richtest die App danach neu ein. Neue Ersatzcodes bekommst du jederzeit unter „Mein Konto“.
Hakst du beim Code „Dieses Gerät 30 Tage merken“ an, fragt das Portal auf diesem Gerät 30 Tage lang nur nach deinem Passwort. Mach das nur auf deinem eigenen Handy oder Rechner. Unter „Mein Konto“ siehst du deine gemerkten Geräte und kannst sie jederzeit vergessen.
Fehlt eine Angabe oder ist etwas falsch, springt das Portal zum betroffenen Feld und deine übrigen Eingaben bleiben stehen. Nur Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und IBAN musst du aus Sicherheitsgründen erneut eintippen, falls du sie gerade geändert hattest. Beim Einreichen mit fehlenden Pflichtangaben wird trotzdem zwischengespeichert; die fehlenden Felder sind dann markiert.
KESS PROMOTION GmbH, Theodorstraße 3, 30827 Garbsen, Telefon 05131 705555, email@kess-promotion.de.